डच कानून के अनुसार राजकोषीय प्रतिधारण दायित्व
26 जून 2023 को अपडेट किया गया
जब आप एक डच व्यवसाय शुरू करते हैं, तो आपको उन सभी डच कानूनों का पालन करना होगा जो व्यावसायिक वातावरण को नियंत्रित करते हैं। ऐसे कानूनों में से एक तथाकथित राजकोषीय प्रतिधारण दायित्व है। यह अनिवार्य रूप से आपको बताता है, कि आपको अपने व्यवसाय प्रशासन को कुछ निश्चित वर्षों के लिए संग्रहीत करने की आवश्यकता है। क्यों? क्योंकि यह डच कर अधिकारियों को जब भी उचित लगे आपके प्रशासन की जाँच करने की अनुमति देता है। कर प्रतिधारण दायित्व एक कानूनी दायित्व है जो नीदरलैंड के सभी उद्यमियों पर लागू होता है। यदि आप पुरानी फ़ाइलों और अपने प्रशासन को संग्रहीत करने के तरीकों के साथ काम करने के आदी हैं, तो यह काफी चुनौतीपूर्ण साबित हो सकता है। इस बात की भी अच्छी संभावना है कि, बिना जाने-समझे, आप प्रतिधारण दायित्व का पालन नहीं कर रहे हैं।
संक्षेप में, राजकोषीय प्रतिधारण दायित्व में कहा गया है कि नीदरलैंड में सभी उद्यमी अपनी कंपनी का प्रशासन सात साल तक बनाए रखने के लिए कानूनी रूप से बाध्य हैं। कृपया ध्यान दें, कि कुछ दस्तावेज़ों के लिए, सात साल की अवधारण अवधि लागू होती है, लेकिन अन्य के लिए दस साल की। दस्तावेज़ों को इस तरह से संग्रहीत करने की भी आवश्यकता है, जिससे डच कर अधिकारियों के निरीक्षक उचित समय के भीतर प्रशासन की आसानी से जाँच कर सकें। इस लेख में, हम यह रेखांकित करेंगे कि आपकी कंपनी के लिए राजकोषीय प्रतिधारण दायित्व का क्या अर्थ है, आप इसका पालन कैसे कर सकते हैं और किन खतरों पर ध्यान देना चाहिए।
राजकोषीय प्रतिधारण दायित्व के बारे में जानकारी
जैसा कि हमने पहले ही ऊपर बताया है, सभी डच व्यापार मालिकों का कानूनी दायित्व है कि वे डच कर अधिकारियों को सात साल पहले तक प्रशासन की जांच करने का अवसर प्रदान करें। यह आपके वित्तीय खर्च और कमाई के बारे में बुनियादी डेटा पर लागू होता है, जैसे सामान्य खाता बही, आपका स्टॉक प्रशासन, प्राप्य खाते और देय खाते, खरीद और बिक्री प्रशासन और पेरोल प्रशासन। तो वह सारा पैसा जो किसी विशेष वित्तीय वर्ष के दौरान बाहर और अंदर जाता है, जो 1 से चलता हैst जनवरी से 31 तकst दिसंबर का. आपको यह ध्यान में रखना होगा कि इसका मतलब यह है कि प्रत्येक डच उद्यमी को कर अधिकारियों द्वारा यादृच्छिक जांच के दौरान पिछले सात (या दस) वर्षों के सभी डेटा दिखाने में सक्षम होना चाहिए। यादृच्छिक का अर्थ है, कि वे अघोषित रूप से आ सकते हैं, इसलिए आपको आमतौर पर हमेशा तैयार रहने की आवश्यकता है।
जाँच होने के कई संभावित कारण होते हैं, हालाँकि कभी-कभी यह केवल सामान्य ऑडिट के रूप में होता है। कर अधिकारी बस यह निर्णय ले सकते हैं कि आपको समय-समय पर जांच की आवश्यकता है, ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आप सब कुछ कानूनी रूप से कर रहे हैं और आपका प्रशासन अद्यतन है। ये जाँचें यादृच्छिक रूप से होती हैं, लेकिन बहुत बार नहीं। अन्य मामलों में, ज्यादातर स्पष्ट कारण होता है कि कर अधिकारी आपकी जाँच करने का निर्णय क्यों लेते हैं। उदाहरण के लिए, आपने रिटर्न जमा किया है जो कर अधिकारियों को संदिग्ध लगता है। या आप एक जांच के बारे में सोच सकते हैं, जो कर निरीक्षक आपके किसी आपूर्तिकर्ता, या किसी व्यावसायिक भागीदार या अन्य शामिल तीसरे पक्ष पर करता है। फिर निरीक्षक आपके प्रशासन तक पहुंच का अनुरोध करता है, और देखता है कि क्या वह त्रुटियों या अनियमितताओं का पता लगा सकता है। यही कारण है कि मुनीम और लेखाकार अक्सर अपने ग्राहकों को बताते हैं कि एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया और संक्षिप्त प्रशासन चलाना बहुत महत्वपूर्ण है।
सिर्फ इसलिए नहीं कि कर अधिकारी आ सकते हैं और आपके प्रशासन में दखल दे सकते हैं, बल्कि विशेष रूप से आपके और आपकी कंपनी के लिए अन्य लाभों के कारण भी। यदि आप एक ठोस प्रशासन चलाते हैं, तो यह आपको आपके वित्तीय आंकड़ों की जानकारी प्रदान करता है। आप इसे कुछ हद तक घरेलू किताब के समानांतर देख सकते हैं: आप आने वाले और बाहर जाने वाले सभी पैसे की निगरानी करते हैं। इसका मतलब है कि आप ठीक-ठीक जानते हैं कि समस्याएँ कहाँ हैं, उदाहरण के लिए, जब आप परिसंपत्तियों पर वास्तव में मुनाफ़े से अधिक खर्च करते हैं। इस तथ्य के बावजूद कि यह संभावना बहुत अच्छी नहीं है कि कोई निरीक्षक आपके दरवाजे पर दस्तक देगा, फिर भी प्रशासन को व्यवस्थित रखना बुद्धिमानी है। उद्यमियों के लिए, लेखांकन भी सूचित निर्णय लेने के लिए आंकड़ों का एक विश्वसनीय स्रोत है। इसका मतलब यह है कि किसी नई चीज़ में कब निवेश करना है, यह तय करना आसान है, बजाय इसके कि कम निवेश किया जाए और कुछ समय के लिए अधिक पैसा कमाया जाए। यह आपको आपकी कंपनी की लाभप्रदता का समग्र दृष्टिकोण देता है, जो कि यदि आप वास्तविक सफलता प्राप्त करना चाहते हैं तो बहुत महत्वपूर्ण है।
आप 10 वर्ष की प्रतिधारण दायित्व अवधि कब लागू करते हैं?
जैसा कि हमने ऊपर संक्षेप में बताया है, प्रतिधारण की नियमित अवधि 7 वर्ष है। कुछ मामलों में, उद्यमियों को जानकारी और डेटा को कुछ वर्षों तक, यानी 10 वर्षों तक संग्रहीत करने की आवश्यकता होगी। ऐसी स्थितियों में से एक जिसमें यह लंबे समय तक प्रतिधारण दायित्व लागू होता है, वह है जब आप किसी कार्यालय भवन, या अन्य प्रकार के व्यावसायिक परिसर के मालिक हों या किराए पर हों। अचल संपत्ति पर डेटा दस साल के प्रतिधारण दायित्व के अधीन है, इसलिए यदि आप अपनी कंपनी के माध्यम से किसी भी प्रकार की संपत्ति के मालिक हैं, तो आप लंबी प्रतिधारण अवधि के अधीन हैं। यही बात तब लागू होती है, जब आपकी कंपनी रेडियो और टेलीविजन प्रसारण सेवाएं, इलेक्ट्रॉनिक सेवाएं और/या दूरसंचार सेवाएं प्रदान करती है, या प्रदान करने में शामिल है, और उसने तथाकथित ओएसएस-योजना (वन-स्टॉप-शॉप) का विकल्प भी चुना है। ध्यान रखें, कि वास्तव में कुछ नियमों या व्यवस्थाओं के बारे में कर अधिकारियों के साथ समझौते करना पूरी तरह से संभव है, जैसे:
- प्रशासन कितना विस्तृत होना चाहिए
- अभिलेखों को रखने का तरीका
- बुनियादी डेटा के अलावा अन्य डेटा को कम समय के लिए रखना
यदि लागू हो, तो वार्षिक उद्यमशीलता कर कटौती के लिए "बुनियादी डेटा" समय पंजीकरण भी रखें और अपडेट करें। यह अच्छा माइलेज पंजीकरण रखने के लिए भी सत्य है। आपको व्यवसाय के लिए अपनी निजी कार का उपयोग करने के लिए एक रखना चाहिए, या दूसरे तरीके से: जब आप अपनी व्यावसायिक कार का उपयोग केवल व्यवसाय के लिए करते हैं और निजी तौर पर कभी नहीं।
वास्तव में प्रशासन किसे रखना चाहिए?
आपके द्वारा पूछे जाने वाले पहले प्रश्नों में से एक यह है कि कम से कम 7 वर्षों तक प्रशासन बनाए रखने के लिए कौन बाध्य है? वास्तव में, प्रत्येक व्यवसाय स्वामी को ऐसा करना आवश्यक है। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका व्यवसाय कितना बड़ा या छोटा है: दायित्व प्रत्येक डच उद्यमी का है। आपको न केवल एक प्रशासन बनाए रखने की आवश्यकता है, बल्कि प्रशासन को इस तरह से भी रखा जाना चाहिए कि कर अधिकारी इसकी जांच कर सकें। तो, इसमें कुछ नियम और विनियम शामिल हैं, जिसका अर्थ है कि आपका प्रशासन डच कानून के अनुसार उचित होना चाहिए। आपको वैट रिटर्न और इंट्रा-सामुदायिक आपूर्ति (आईसीपी) की घोषणा को सही ढंग से जमा करने के लिए इस प्रशासन की आवश्यकता है, लेकिन अपने व्यवसाय को ठीक से संचालित करने में सक्षम होने के लिए भी। सामान्य तौर पर, इसका मतलब है कि आपको सभी मूल दस्तावेज़ रखने होंगे, ताकि जब कर निरीक्षक जाँच करे तो आप उन्हें दिखा सकें।
संपूर्ण वैट रिकॉर्ड रखने से किसे छूट है?
कुछ उद्यमी ऐसे भी हैं, जिन्हें वैट का पूरा रिकॉर्ड रखने की जरूरत नहीं है:
- उद्यमी जो केवल वैट-मुक्त वस्तुओं या सेवाओं की आपूर्ति करते हैं
- कानूनी संस्थाएं जो उद्यमी नहीं हैं, लेकिन उनके पास वैट पहचान संख्या है
अतिरिक्त प्रशासनिक दायित्व
क्या आपकी कोई ऐसी कंपनी है जो मार्जिन वाले सामानों का व्यापार करती है? फिर आप पर अतिरिक्त प्रशासनिक दायित्व लागू होते हैं। मार्जिन गुड्स क्या हैं? मार्जिन सामान आम तौर पर उपयोग किए गए (सेकंडहैंड) सामान होते हैं, जिन्हें आपने वैट का भुगतान किए बिना खरीदा है। कुछ शर्तों के तहत, निम्नलिखित वस्तुओं को भी मार्जिन सामान माना जा सकता है:
- कला
- प्राचीन वस्तुएँ
- संग्रहणीय वस्तुएँ जिन्हें आप वैट के साथ खरीदते या आयात करते हैं।
प्रयुक्त वस्तुओं की श्रेणी में क्या आता है?
प्रयुक्त वस्तुएँ वे सभी वस्तुएँ हैं जिनका आप पुनः उपयोग कर सकते हैं, चाहे मरम्मत के बाद या नहीं। कृपया ध्यान दें, कि जो भी सामान आप किसी निजी व्यक्ति से खरीदते हैं, वे हमेशा उपयोग किए गए सामान होते हैं, भले ही उनका कभी उपयोग न किया गया हो। प्रयुक्त वस्तुओं में वे वस्तुएँ भी शामिल होती हैं जिनका प्रजनन घर में ही किया गया हो या, जैसे कि घोड़ों के मामले में। जब आप मार्जिन वाले सामानों का व्यापार करते हैं, तो आपको रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता होती है। यह इस तथ्य के कारण है, कि मार्जिन वस्तुओं में व्यापार सामान्य प्रशासनिक दायित्वों के अधीन है। इसके अतिरिक्त, मार्जिन वस्तुओं के आपके प्रशासन पर विभिन्न नियम लागू होते हैं। बेशक, मार्जिन वाले सामानों की खरीद और बिक्री को आपके रिकॉर्ड में रखा जाना चाहिए। इन वस्तुओं के लिए, इसे प्राप्त करने के दो अलग-अलग तरीके हैं:
- आप प्रति व्यक्ति वस्तु पर वैट की गणना करते हैं, और अपने प्रशासन में प्रति वस्तु खरीद और बिक्री का ट्रैक रखते हैं। कर अधिकारी इसे व्यक्तिगत विधि कहते हैं।
- आप घोषणा अवधि में कुल लाभ मार्जिन पर वैट की गणना करते हैं। इसे हम वैश्वीकरण पद्धति कहते हैं।
दोनों विधियाँ अतिरिक्त प्रशासनिक दायित्वों के अधीन हैं। तो आप कौन सी विधि का उपयोग करते हैं? इस प्रश्न का उत्तर यह कहकर दिया जा सकता है कि यह सामान के प्रकार पर निर्भर करता है कि आपको किस विधि का उपयोग करने की अनुमति है। वैश्वीकरण विधि निम्नलिखित वस्तुओं के लिए अनिवार्य है:
- परिवहन के साधन, जैसे कार, मोटरसाइकिल, साइकिल, मोपेड और कारवां
- कपड़ा
- फर्नीचर
- किताबें और पत्रिकाएँ
- फोटो, फिल्म और वीडियो उपकरण
- वीडियोटेप, डीवीडी, संगीत कैसेट, सीडी, एलपी, आदि।
- संगीत वाद्ययंत्र
- घरेलू उपकरणों
- बिजली के उपकरण
- पालतू जानवर
- कला, प्राचीन वस्तुएँ और संग्रहणीय वस्तुएँ (कुछ शर्तों के तहत, जैसा कि पहले बताया गया है)
वैश्वीकरण विधि इन वस्तुओं में उपयोग किए जाने वाले भागों, सहायक उपकरण और आपूर्ति के लिए भी अनिवार्य है, क्योंकि वे स्वयं मार्जिन वस्तुओं का एक अभिन्न अंग बनते हैं। इसलिए, भले ही आप अपनी पुरानी कार में एक नया एग्जॉस्ट ट्यूब लगाएं, यह मार्जिन गुड (कार) का हिस्सा होगा।
वे सामान जो मार्जिन सामान के रूप में योग्य नहीं हैं
क्या आप मार्जिन वाली वस्तुओं के अलावा अन्य वस्तुओं का व्यापार करते हैं? मतलब यह कि आपका सामान उपयोग के योग्य नहीं है? फिर आपको वैश्वीकरण पद्धति के विपरीत, व्यक्तिगत पद्धति को लागू करने की आवश्यकता है। वैश्वीकरण पद्धति आपको सकारात्मक लाभ मार्जिन के मुकाबले नकारात्मक लाभ मार्जिन की भरपाई करने की अनुमति देती है। हालाँकि, व्यक्तिगत पद्धति के साथ इसकी अनुमति नहीं है। किसी भी मामले में, जब भी आपको लगे कि यह आपके लिए सही होगा, तो डच कर अधिकारियों से तरीकों को बदलने के लिए कहना पूरी तरह से संभव है। केवल उस स्थिति में जब आप एक नीलामीकर्ता हैं, या एक नीलामीकर्ता के रूप में आपकी ओर से कार्य करने वाला मध्यस्थ हैं, तो आप वैश्वीकरण पद्धति को लागू नहीं कर सकते हैं। यह इस तथ्य के कारण हो सकता है, कि नीलामीकर्ता खरीदारों और विक्रेताओं के बीच मध्यस्थ के रूप में कार्य करता है, और इस प्रकार उसे वस्तु के मालिक के रूप में नहीं देखा जा सकता है। इसके अलावा, आप वैट के साथ मार्जिन वाले सामान भी बेच सकते हैं। आप वास्तव में वैट के साथ मार्जिन वाले सामान बेचने का विकल्प चुन सकते हैं। आप नीचे पढ़ सकते हैं कि आपको अपने प्रशासन में क्या करने की आवश्यकता है सामान्य वैट योजना के तहत बेचते समय प्रशासनिक परिणाम।
सटीक दस्तावेज़ जिन्हें आपको एक निश्चित समय सीमा के दौरान रखने की आवश्यकता होती है
जैसा कि हमने पहले बताया, आपको अपनी कंपनी के प्रशासन के सभी बुनियादी डेटा को 7 साल की अवधि के लिए रखना होगा, ताकि कर अधिकारी डेटा की जांच कर सकें। 7 वर्ष की अवधि तब शुरू होती है जब किसी वस्तु या सेवा का वर्तमान मूल्य समाप्त हो जाता है। इस संदर्भ में 'वर्तमान' का क्या अर्थ है यह समझाने में सक्षम होने के लिए, हम कार लीज अनुबंध के उदाहरण का उपयोग कर सकते हैं। कल्पना कीजिए कि आप 3 साल की अवधि के लिए एक कार किराए पर लेते हैं। जब तक अनुबंध सक्रिय है, वस्तु या सेवा को चालू माना जाता है। हालाँकि, अनुबंध की समाप्ति के साथ, वस्तु या सेवा का उस समय उपयोग नहीं किया जा रहा है और, इस प्रकार, समाप्त होने के योग्य है। यही बात उस स्थिति पर भी लागू होती है, जब आप किसी चीज़ का भुगतान करने के लिए अंतिम भुगतान करते हैं। उस क्षण से, आपको इस वस्तु या सेवा से संबंधित डेटा को लगातार 7 वर्षों तक संग्रहीत करने की आवश्यकता है, क्योंकि यही वह समय है जब अवधारण अवधि वास्तव में शुरू होती है। निःसंदेह, आप जानना चाहेंगे कि संग्रहित करने के लिए आपको किन दस्तावेज़ों और किस डेटा की आवश्यकता होगी। मूल डेटा में सामान्यतः निम्नलिखित शामिल होते हैं:
- सामान्य बही
- स्टॉक प्रशासन
- खरीद और बिक्री प्रशासन
- प्राप्य खाते और देय खाते प्रशासन
- पेरोल प्रशासन
उपर्युक्त बुनियादी डेटा के अलावा, आपको इस तथ्य का भी ध्यान रखना होगा कि आपको सभी मास्टर डेटा भी रखना होगा। मास्टर डेटा आपके देनदारों और लेनदारों और लेख फ़ाइलों के बारे में जानकारी जैसे विषयों से संबंधित है। कृपया ध्यान दें, कि मास्टर डेटा में सभी उत्परिवर्तन बाद में पता लगाने योग्य होने चाहिए।
चालान जमा करने का सही तरीका
प्रतिधारण दायित्व का एक महत्वपूर्ण हिस्सा वह विशिष्ट तरीका है जिसमें डेटा प्राप्त और संग्रहीत किया जाता है। इस विशेष विषय को कवर करने वाले कानूनी प्रावधानों के अनुसार, आपको कराधान के लिए महत्वपूर्ण पुस्तकों, दस्तावेजों और डेटा वाहकों को ठीक उसी तरह रखना चाहिए, जैसे आपने उन्हें प्राप्त किया है। तो, इसकी मूल स्थिति में, इसका मतलब स्रोत डेटा की प्राथमिक रिकॉर्डिंग है। इसका मतलब यह है कि डिजिटल रूप से प्राप्त दस्तावेज़ को भी डिजिटल रूप से संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है, जो शुरुआत में उल्टा लग सकता है, क्योंकि डेटा को भौतिक रूप से इतने लंबे समय तक संग्रहीत करना सामान्य बात है। यह अब लागू नहीं होता. उदाहरण के लिए, एक उद्धरण या चालान जो आपको ई-मेल के माध्यम से प्राप्त होता है, उसे एक डिजिटल फ़ाइल के रूप में संग्रहीत करने की आवश्यकता होती है, क्योंकि जिस मूल तरीके से आपने इसे प्राप्त किया है, वह डिजिटल है। प्रतिधारण दायित्व के नियमों के अनुसार, आप इस उद्धरण या चालान को केवल डिजिटल रूप से संग्रहीत कर सकते हैं।
एक और चीज़ जो आपको करनी चाहिए, वह है प्रत्येक डिजिटल फ़ाइल को डिजिटल रूप से संग्रहीत करने के अलावा, आपको प्राप्त फ़ाइल के स्रोत को संग्रहीत करना। केवल चालान सहेजना ही पर्याप्त नहीं है, क्योंकि कर अधिकारी चाहते हैं कि आप यह साबित कर सकें कि रसीद के बाद, चालान आपके द्वारा हाथ से समायोजित नहीं किया गया है। तो, आपको इसका एहसास न केवल चालान को संग्रहीत करने से होता है, बल्कि उस ई-मेल को भी संग्रहीत करने से होता है जिसमें चालान संलग्न किया गया था। यह निरीक्षक को यह देखने की अनुमति देता है कि आपने जो चालान पीडीएफ या वर्ड फ़ाइल के रूप में सहेजा है, वह वास्तव में वही है जो मूल रूप से ई-मेल के माध्यम से प्राप्त हुआ था। सूचना प्रणाली में डेटा, तथाकथित व्युत्पन्न डेटा, को स्रोत डेटा पर वापस खोजा जाना चाहिए। जब प्रशासन को डिजिटल रूप से संग्रहीत करने की बात आती है तो यह ऑडिट ट्रेल एक महत्वपूर्ण शर्त है। आपको अपने ग्राहकों से पहचान के लिए पूछने की भी अनुमति है। हालाँकि, जीडीपीआर नियमों के अनुसार, जिस चीज़ की अनुमति नहीं है, वह यह है कि पहचान के इस रूप की प्रतिलिपि बनाई जाती है और, उदाहरण के लिए, एक प्रशासन में संग्रहीत किया जाता है। इसकी अनुमति केवल उन मामलों में दी जाती है जब यह अनिवार्य हो, जैसे कि जब आप किसी कर्मचारी को काम पर रख रहे हों, या आपके द्वारा दी जाने वाली (कुछ) सेवाओं का ग्राहक बनने के लिए लोगों को अपनी पहचान साबित करने की आवश्यकता हो।
भौतिक प्रशासन रखने का सही तरीका
एक चालान या अन्य दस्तावेज़ जो आपको कागज पर डाक द्वारा प्राप्त होता है, और जिसे रखा जाना चाहिए, आप वास्तव में कर अधिकारियों के अनुसार डिजिटाइज़ और डिजिटल रूप से संग्रहीत कर सकते हैं। तो संक्षेप में, आप स्रोत फ़ाइल, जो कि कागज पर चालान है, को एक डिजिटल फ़ाइल से बदल देते हैं। इसे रूपांतरण कहा जाता है. लेकिन ध्यान रखें, इस परिदृश्य में आपको कानूनी रूप से बाध्यकारी अवधि के लिए, जैसा कि हमने ऊपर बताया है, मूल फ़ाइल को भी बनाए रखना होगा। डिजिटलीकरण करते समय, कुछ महत्वपूर्ण कारक हैं जिनके बारे में आपको सूचित किया जाना चाहिए। व्यवसाय के मालिक अक्सर चालानों को स्कैन करके, दस्तावेज़ों की तस्वीर लेकर, या अपने लेखांकन कार्यक्रम से जुड़ा एक डिजिटलीकरण उपकरण रखकर डिजिटलीकरण करते हैं, जिसे 'स्कैन और पहचान' भी कहा जाता है। डिजिटलीकरण के इस अंतिम तरीके के माध्यम से ही चालानों को न केवल अधिक आसानी से, बल्कि सही प्रक्रिया के अनुसार डिजिटल बनाना संभव है।
अवधारण दायित्व के बारे में एक ब्रोशर में, डच कर प्राधिकरण उन शर्तों का उल्लेख करते हैं जिन्हें रूपांतरण को पूरा करना होगा। यहां यह महत्वपूर्ण है कि मूल दस्तावेज़ की सुरक्षा विशेषताएं नष्ट न हों। इसका मतलब यह है कि आप सात साल की अवधि के लिए कागजी चालान हमेशा भौतिक रूप से (कागज के रूप में) अपने पास रखें। विशेष रूप से नकद भुगतान वाली रसीदों की प्रामाणिकता की जांच करना कर अधिकारियों के लिए कठिन होता है। दूसरी ओर, ऐसे लेखांकन फर्मों के भी उदाहरण हैं जिन्होंने कर अधिकारियों के साथ इस बारे में समझौता किया है। उदाहरण के लिए, कार्यालयों ने सामूहिक रूप से अपने सभी ग्राहकों को भौतिक चालानों को डिजिटल रूप से संग्रहीत करने की अनुमति प्राप्त कर ली है, ताकि उन्हें अब कागज पर कुछ भी रखने की आवश्यकता न पड़े। एक उद्यमी के रूप में, आपके लिए अपने विकल्पों का पता लगाना और संभवतः अपनी विशिष्ट इच्छाओं के बारे में कर अधिकारियों से बात करना बुद्धिमानी है। वे अक्सर लचीले होने और कुछ खास तरीकों से आपकी मदद करने को तैयार रहते हैं, जब तक आप सब कुछ साफ, पारदर्शी और कानूनी बनाए रखते हैं।
डिजिटल डेटा स्टोर करने का उचित तरीका
डिजिटल डेटा को ठीक से संग्रहीत करने के कई तरीके हैं। निस्संदेह, सबसे महत्वपूर्ण शर्त यह है कि डेटा को 7 (या 10) वर्षों तक संग्रहीत किया जाना चाहिए। क्या आप अपना सारा डेटा संग्रहीत करते हैं और अपने सर्वर पर काम करते हैं? फिर डच राजकोषीय कानून निर्देश देता है, कि आपको एक अच्छी बैकअप प्रक्रिया की आवश्यकता है, जबकि आपको इन बैकअप को लगातार निष्पादित करने की भी आवश्यकता है। इसके अलावा, इन बैकअप को उस स्थान से भिन्न स्थान पर संग्रहीत किया जाना चाहिए जहां डिजिटल प्रशासन स्थित है। उदाहरण के लिए, आप इस उद्देश्य के लिए बाहरी हार्ड ड्राइव का उपयोग कर सकते हैं। अपने डेटा को संग्रहीत करने के लिए क्लाउड समाधान का विकल्प चुनना भी अनुमत और संभव है। क्या आप जानते हैं कि क्लाउड-आधारित अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के कई फायदे हैं, जैसे कि निम्नलिखित:
- आप और आपका मुनीम या अकाउंटेंट किसी भी डिवाइस से डेटा तक पहुंच सकते हैं
- आपका डेटा सुरक्षित रखा जाता है और कंप्यूटर या अन्य डिवाइस क्रैश होने पर उसे खोया या क्षतिग्रस्त नहीं किया जा सकता है
- आप स्वयं को सूचित कर सकते हैं और वास्तविक वर्तमान डेटा के आधार पर अपनी कंपनी का संचालन कर सकते हैं
- आप अन्य प्रोग्रामों को भी अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर से जोड़ सकते हैं
जब आप इन नियमों को ध्यान में रखते हैं, तो आप अपने डिजिटल प्रशासन को सही तरीके से संग्रहीत करने में काफी सुरक्षित होते हैं। हम नीचे डिजिटल प्रशासन के संबंध में कुछ और दिलचस्प विवरण प्रस्तुत करेंगे।
फ़ाइलों और डेटा के डिजिटल भंडारण के संबंध में अतिरिक्त शर्तें और आवश्यकताएं
क्या आपने पुराने जमाने के उपकरणों पर डेटा संग्रहीत किया है? अवधारण दायित्व का अर्थ यह भी है कि रखा गया डेटा पहुंच योग्य होना चाहिए। इसलिए, आपको मूल फ़ाइल तक पहुंचने और खोलने में सक्षम होने की आवश्यकता होगी। इसका मतलब यह है कि, उदाहरण के लिए, पुराने उपकरण जो आपको डेटा तक पहुंचने की अनुमति देते हैं, उन्हें संरक्षित किया जाना चाहिए, यदि कुछ डिजिटल फ़ाइलों को केवल इस तरह से परामर्श किया जा सकता है। आप पुराने स्टोरेज मीडिया के बारे में सोच सकते हैं, जैसे कि पुरानी फ़्लॉपी डिस्क, या पुराना विंडोज़ संस्करण। इसके अलावा, अधिकांश लेखांकन पैकेज वित्तीय रूप से तथाकथित ऑडिट फ़ाइल का समर्थन करते हैं। ऑडिट फ़ाइल सामान्य बहीखाता का एक अंश है। हालाँकि, कृपया ध्यान दें कि केवल ऑडिट फ़ाइल रखना पर्याप्त नहीं है, क्योंकि इसमें सभी प्रशासनिक प्रविष्टियाँ शामिल नहीं हैं। इसके अलावा, अपने कैलेंडर, ऐप्स और एसएमएस जैसे संचार के सभी इलेक्ट्रॉनिक माध्यमों को ध्यान में रखें। ई-मेल, व्हाट्सएप, एसएमएस और यहां तक कि फेसबुक के माध्यम से आने वाले सभी संदेशों को तब तक रखा जाना चाहिए जब तक उन्हें 'व्यावसायिक संचार' श्रेणी के अंतर्गत माना जाता है। निरीक्षण की स्थिति में, यह जानकारी निरीक्षक द्वारा अनुरोधित प्रपत्र में उपलब्ध करायी जानी चाहिए। यह नियम डिजिटल एजेंडा रखने पर भी लागू होता है।
पेपर फ़ाइल को डिजिटल या स्टोरेज माध्यम में बदलने के बारे में अधिक जानकारी
कुछ शर्तों के तहत, आप डेटा को एक भंडारण माध्यम से दूसरे में स्थानांतरित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, किसी कागजी दस्तावेज़ या सीडी-रोम की सामग्री को यूएसबी स्टिक पर स्कैन करना। बेशक, ऐसा करने में सक्षम होने के लिए कुछ शर्तें हैं, जो इस प्रकार हैं:
- रूपांतरण सही और पूर्ण रूप से किया गया है
- परिवर्तित डेटा संपूर्ण अवधारण अवधि के दौरान उपलब्ध रहता है
- आप डेटा को पुन: प्रस्तुत करने और उसे उचित समय के भीतर पढ़ने योग्य और नियंत्रणीय बनाने में सक्षम हैं
यदि आप यह समझने में सफल हो गए तो अब आपको कागजी दस्तावेज रखने की बाध्यता नहीं रहेगी। इसलिए यदि आप उपरोक्त शर्तों को पूरा करने में सफल होते हैं, तो आपको मूल दस्तावेज़ रखने की आवश्यकता नहीं है। इससे आपका समय और स्थान बचेगा, क्योंकि अब आपको भौतिक प्रशासन की आवश्यकता नहीं होगी। तो मूलतः, डिजिटल संस्करण मूल का स्थान ले लेगा। सैद्धांतिक रूप से, निम्न को छोड़कर, सभी दस्तावेज़ों के लिए रूपांतरण संभव है:
- बैलेंस शीट
- परिसंपत्तियों और देनदारियों का विवरण
- कुछ सीमा शुल्क दस्तावेज़.
भौतिक प्रशासन के बिना, आप वास्तव में बहुत सारा कार्यालय स्थान बचा सकते हैं और अपना बहुत सारा अतिरिक्त काम बचा सकते हैं। अब पुराने अभिलेखों या भरी हुई कोठरियों में जूतों के बक्सों को देखने की जरूरत नहीं है। जब आप पिछले 10 से 20 वर्षों के डिजिटल विकास को देखते हैं, तो पूरी तरह से डिजिटल प्रशासन की ओर कदम बढ़ाना बुद्धिमानी है। डिजिटल रूप से संग्रहीत फ़ाइल को खोना लगभग असंभव है, खासकर जब आप क्लाउड-आधारित समाधान का उपयोग करते हैं। साथ ही, डिजिटल फ़ाइलों को लूप करना बहुत आसान और तेज़ है। अपने अकाउंटेंट की भी मदद करें. समय-समय पर अपने अकाउंटेंट से बात करें और प्रशासन को इस तरह से स्थापित करने का प्रयास करें कि आप वैधानिक प्रतिधारण दायित्व का अनुपालन करें। ऑनलाइन लेखांकन कार्यक्रम न केवल अधिक नियंत्रणीय प्रशासन प्रदान करते हैं। अच्छी तरह से संरक्षित फ़ायरवॉल और सुरक्षित कुंजियों के साथ, अच्छे ऑनलाइन अकाउंटिंग प्रोग्राम स्वचालित रूप से आपके प्रशासन को क्लाउड में संग्रहीत करते हैं। आप इसे एक डिजिटल तिजोरी के रूप में देख सकते हैं, एक सुरक्षित स्थान पर, जिसे आपके और आपके अकाउंटेंट के अलावा कोई और नहीं एक्सेस कर सकता है। या: कर अधिकारी, जब निरीक्षक को आपकी पुस्तकों की जाँच करनी होती है।
Intercompany Solutions राजकोषीय प्रतिधारण दायित्व के बारे में आपको और जानकारी दे सकता है
जैसा कि आप देख सकते हैं, राजकोषीय प्रतिधारण दायित्व में काफी कुछ शामिल है। विषय से संबंधित नवीनतम कानून के बारे में हमेशा सूचित रहना बुद्धिमानी है, ताकि एक उद्यमी के रूप में आप जान सकें कि आप सभी लागू डच कानूनों के अनुरूप काम कर रहे हैं। आपके अकाउंटेंट को वास्तव में आपको इसके बारे में, साथ ही इस कानून का उचित और सुरक्षित तरीके से अनुपालन करने के सभी विकल्पों के बारे में सूचित करना चाहिए। यदि आपके पास अकाउंटेंट नहीं है और आप नहीं जानते कि अनुपालन कैसे करना है, या हो सकता है कि आपने अभी अपना खुद का व्यवसाय शुरू किया हो और ऐसे विषयों में नए हों: ऐसे सभी मामलों में, आप हमेशा संपर्क कर सकते हैं Intercompany Solutions. हम आपको व्यापक वित्तीय और राजकोषीय सलाह प्रदान कर सकते हैं, जिसमें आपके लिए उचित प्रशासन बनाए रखने का सर्वोत्तम तरीका भी शामिल है। जब करों का भुगतान करने और आपका वार्षिक कर रिटर्न तैयार करने की बात आती है तो हम सहायता और सलाह भी दे सकते हैं। अधिक जानकारी के लिए हमसे सीधे संपर्क करने में संकोच न करें।
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